在出口业务中，订舱是确保出运的第一个步骤，订舱及时与缓慢直接影响着出口业务的顺利进行，以及出口成本的增加或减少。以下几点订舱事项，请您务必在出运前核对确认。
一． 接受委托
发货人根据贸易合同或信用证条款的规定，在货物托运之前一定的时间内，填制盖有公章的书面委托书向代理申请订舱。
订舱委托书上的所有内容，包括发货人，收货人，通知人，目的港，货描，件重尺，以及一些运输要求必须在订舱前确认核对。
1． 时间：委托是否注明货物出运时间；出运时间是非常重要，它决定了你能否在准确的时间内出运并节省海运费。一般情况下，正常海运出口提前5个-7个工作日订舱为佳。空运提前5个工作日订舱为佳。提前订舱一是保证了货物出运的舱位，另外能为发货人选择更合适的，价格更优惠的船公司或航空公司。
2． 目的港与目的地：委托时必须根据贸易条款确认目的港，如果是L/C条款，收货人要求使用直达船运输，必须根据LC的要求配舱。还应注意到哪些港口是转船港，在这个中转港，又有哪些船公司的船在这个港口做中转；哪些港口是基本港或是非基本港，不同的船公司对基本港和非基本港的确定也是不同的等问题。
3． 运输条款：正常情况下一般使用的贸易条款以CIF，CFR ，EXW，FOB， DAT， DDP这六个条款为主。所以，发货人在订舱前必须明确这批出运货物的条款。
4． 运费支付：我们在接受订舱时对于运费的支付一定要和客户确认准确：付费地，支付方以及支付方式，运费构成以及金额。由于运价水平的变动受许多因素的影响，这些因素主要包括运输成本，航运市场结构，承运的货物，航线以及港口状况等。但所谓的班轮运价在时间上相对稳定，针对有些特殊情况采用加收“附加费”的办法。
5． 货物基本情况--要根据委托列明的货物情况进行定舱。a：重量尺码。20英尺集装箱通常限重21.5吨，容积为25立方米，40英尺集装箱一般限重26吨。并且在许多港口对货物的重量有特别要求；以及出运到非基本港口，内陆点的货物，对重量的限制也比较严格。限重是因为港口设备、运输机力的局限，装卸港所在国家交通管理部门的要求，所以在订舱配载时对这些要有所考虑。同时对货物也要有基本商品知识，属于哪一类的？一般采用何种箱型。譬如到东南亚的新鲜苹果一般用+13C的冷藏箱。但有些果农不知道，作为货代应该提出自己的建议。
6．特殊货物的装卸要求：
①冷藏货装卸 冷藏货集装箱可分冷却货物和冷冻货物两种 lR>d_]
冷冻货物是指将货物冻起来的以上的温度，范围通常在-1℃ ~~ -20℃不等。
冷藏货在装箱前应对集装箱和货物都应进行检查： )
② 危险品的装载 a不符合"危规"要求的货物，或已破损、渗漏的不得装入箱内 b不应将危险货与与不相容的货物装入同一箱内 c所有货物包装都经过外部破损检查，保证其包装完好 d装有危险货物的集装箱应有规格不小于250mm×250mm的国际海上危险货物运输规则类别标志 Zq3
二、货物动态跟踪
背箱入货-通关-截港-更改：1.作为货代，我们在给客户订舱之后，特别要关注箱子的动态，是入货还是备箱，入货应注意的问题：货物情况是人工装卸还是要动用机械，哪些厂家来入，费用如何结算？提箱应该关注：提箱人与堆场在双方交接空箱或重箱时验明箱体记录情况，用以分清双方责任。空箱交接标准：箱体完好，水密，不漏光，清洁，干燥，无味，箱号一及装卸规范清晰，特种集装箱的机械，电器标准正常。重箱交接标准：箱体完好，箱号清晰，签封完整无损，特种集装箱机械，电器装置运转正常，并符合出口文件记载要求。2。通关：我们要随时关注这票货的报关情况，如遇到退关，要弄清情况，分清责任外，当务之急是迅速作好善后处理。3。对于船舶动态要随时和船代调度以及堆场保持联系。4。对于所有的更改要及时通知各相关单位，同时索要书面的更改保函。
三、提单签发
提单的作用种类，倒签、预借等。
提单是承运人在接管货物或把货物装船之后等发给托运人，证明双方已建立运输合同，并保证在目的港按照提单所载明的条件支付货物的一种书面凭证 l 提单的作用提单是国际贸易运输中最重要的装运单据之一，具有以下三种作用： 1．提单是承运人收到其承运的货物后签发给托运人的一张货物收据。2。提单是提货凭证。3。 提单是承运人与托运人之间所订货物运输合同的证明。
预借提单：由于托运人 未能在装运期内交货，或由于船公司未能在装运期内到港装船等情况下均会出现预借提单签发的情况 。
倒签提单：由于托运人未能在装运期内交货，但仍要求 签发装运期内日期的提单，这种倒签发日期的提单被称为倒签提单。由于倒签提单的日期与货物实际装船日期不符，因此这是一种既违约又违法的提单。
所以作为货代应严格按照货物装船的实际情况，并根据船公司的要求为客户签发提单，对于客户的一些不符合实际的要求，一定要耐心为客户讲明利害关系，取得客户的理解，切勿为了一时的利益，作些违约又违法的事情。
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